Sabe aquele meme que coloca expectativa e realidade das situações lado a lado? Quando o utilizamos para falar sobre controle de ponto, vemos que erros bem comuns tornam a empresa mais realidade do que expectativa

Todo colaborador e gestor de Recursos Humanos sonha com um método de Controle de Ponto que seja ágil, prático e elimine ao máximo as chances de erro.

E é buscando essa expectativa, que empresas se veem dentro de outra realidade: cometendo erros como escolher por métodos de registro e gestão que não são ideais para as suas empresas, por exemplo.

Se você se identificou com a situação e é dono ou colaborador de uma empresa que ainda tem muito o que fazer para ser um negócio modelo no controle de ponto, acompanhe a gente e leia este post porque podemos te ajudar com algumas dicas.

Falaremos sobre:

1. O modelo de registro de ponto que te deixa para trás
2. Você não está apurando horas da melhor forma
3. O lançamento e gestão do ponto podem melhorar
4. Transformando expectativa em realidade

Quais os problemas das empresas que vivem na “Realidade”?

Empresas que se enquadram mais na realidade do que na expectativa, geralmente possuem problemas no controle de ponto que são consequência da falta de modernidade e inovação em algumas das etapas desse processo.

Começando pelo registro: onde a marcação de horários pelo colaborador através do cartão ponto, por exemplo, é uma realidade ainda muito comum que esbarra na falta de modernidade.

Embora a primeira forma de registro a ser popularizada, o cartão ponto torna-se defasado a cada ano ao competir com soluções mais práticas e inteligentes, como o registro digital.

A praticidade é perdida porque o registro manual obriga a coleta dos cartões ponto pela empresa, além de criar situações como: a dificuldade na leitura de números/nomes, digitação de horas em planilhas e a necessidade de ter que ir atrás de colaboradores que não registraram o ponto.

A apuração também é complicada quando aliada a um processo manual

Embora a maior parte das empresas hoje optem por utilizar planilhas como as do Excel na etapa de apuração, o fato de que elas exijam que os horários sejam todos inseridos por digitação, torna esse momento mais manual do que digital no fim das contas.

Fora o fato de que as configurações que realizam cálculos, trocas de informações e organização das tabelas do Excel precisam ser criadas, corrigidas e atualizadas sempre, algo que dificilmente é feito em outras formas de apuração.

Lançamentos e gestão também podem não ser feitos da forma ideal

Lançar o resultado de toda essa apuração na Folha de Pagamento é a etapa final do controle de ponto.

Dentro da lógica manual seguida pelas empresas enquadradas na ‘realidade’, também representa digitar os dados de cada colaborador um por um, já que tudo é feito no próprio Excel.

A gestão e análise de todo controle de ponto, depende que colaboradores e gestores acessem as planilhas e coletem eles mesmos os dados a serem interpretados, sem nenhum envio automático.

Por ser um programa que não é específico para isso, ele não entrega diretamente informações de relevância para o RH.

No fim, retomamos a noção de que decidir por modelos de controle de ponto que incluem ferramentas que não são eficientes (como o cartão ponto, Excel e etc), traz diversos prejuízos que incluem o aumento dos custos operacionais e a ocorrência de erros, por exemplo.

E que expectativa dos sonhos é essa no controle de ponto?

A expectativa dos profissionais é que o setor não precise ficar se dedicando a atividades burocráticas e possam trabalhar com análise de dados e decisões estratégicas, essenciais para o crescimento da empresa.

Além disso, negar as soluções de ponto eletrônicas e digitais é estar a muitos passos atrás em relação às empresas líderes nos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Tomar essas decisões em detrimento de um controle de ponto mais inteligente, é o que aproxima o setor do conceito de RH Estratégico que está cada vez mais popular hoje.

Como posso transformar a expectativa em realidade?

Para que a expectativa enfim vire realidade, fazendo com que o controle de ponto seja prático e não só mais uma tarefa burocrática, é unânime entre especialistas que iniciar um trabalho de digitalização do RH pode ajudar.

Essa digitalização teria como principal objetivo automatizar as etapas de controle de ponto que mencionamos, criando um ponto digital. Além disso, essa automação pode ser proveitosa para outras demandas do RH e DP.

A automação basicamente é realizada através de softwares, que eliminam grande parte da burocracia, aliviando a rotina dos profissionais de RH, aumentando a proteção e transparência dos dados e reduzindo significativamente a possibilidade de erros manuais.

Como o software ajuda o controle de ponto, na prática

Começando pelo registro digital, que elimina erros de marcação e a necessidade de lançamentos em planilhas, já que o registro fica “dentro” do sistema.

Também é possível automatizar os cálculos de horas extras, faltas, adicional noturno, controle de banco de horas, compensações e outras rotinas.

O sistema faz tudo isso sozinho e ainda disponibiliza todas as informações em tempo real na nuvem. Também não é necessário fazer lançamentos na folha de pagamento, já que o software pode ser integrado com o sistema contábil da empresa.

A digitalização do RH é essencial para atingir os objetivos estratégicos do setor e como dissemos antes, enfim, transformar a expectativa em realidade.

Mas vale a pena para todo mundo automatizar o ponto? Nós falamos um pouco sobre isso neste link, confere só.

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