O controle de ponto é um dos assuntos mais complexos e também mais esquecidos dentro das Prefeituras. É comum que servidores de Recursos Humanos (RH) tenham uma rotina muito corrida e precisem investir muitos dias do mês para fazer o tratamento das horas, já que a folha de pagamento requer todas essas informações. O pagamento de horas extras geralmente é alto, e as informações dificilmente estão disponíveis de forma automática e em tempo real (e mais abaixo vamos explicar o porquê de tudo isso).

Essas situações são o reflexo de ferramentas de registro e gestão do ponto ineficientes que, unidos a condições como o modelo de estrutura física da prefeitura e seu regime de contratação (o estatutário), acabam reforçando as dificuldades.

Preparamos este post-blog para explorar e analisar essa situação, além de entender como todos esses “pontos” (dificuldades, os causadores das dificuldades, ferramentas de registro/gestão e mais) giram entorno do assunto. E a ideia é que, ao final, possamos sugerir uma solução de gestão de ponto ideal, inteligente e que não perpetue essas dificuldades para Prefeituras.

A ESTRUTURA DAS PREFEITURAS E O REGIME ESTATUTÁRIO

Vamos começar nossa análise pelos fatores que levam o RH a ter uma gestão lenta e engessada do controle de ponto.

A estrutura de uma Prefeitura está distribuída pela cidade em vários locais, aumentando o custo para implementar registro eletrônico em todos os locais que possuem servidores para registrar o ponto. Esse acaba sendo o principal motivo para que muitos servidores ainda registrem o ponto de forma manual, como em cartão ponto, dada a “economia” e “praticidade” (e já já você vai entender porque essas palavras foram colocadas em aspas, já que essa economia e praticidade podem ser questionadas).

Mas a realidade é que quanto mais registros manuais, mais demorada é a logística para esses registros chegarem ao RH, e maior é o tempo de trabalho para fazer a gestão do ponto.

Já o regime estatutário permite à Prefeitura criar suas próprias regras de controle de ponto. Essa liberdade leva à criação de inúmeras regras de controle para atender a especificidades, tantas que nenhuma ferramenta comum, como os softwares que vem com o relógio eletrônico ou o próprio software de gestão pública, dá conta de atender.

Se os sistemas de controle de ponto disponíveis não atendem todas as regras criadas pela Prefeitura, maior a necessidade de controles e tarefas manuais.

PRINCIPAIS DIFICULDADES ENFRENTADAS

Devido à essas condições de controle de ponto nas Prefeituras, sobretudo a permanência no modelo manual que destoa completamente do que empresas e instituições públicas modernas utilizam hoje em dia (que é o ponto digital), não é difícil imaginar as dificuldades enfrentadas.

Tudo começa pelo registro do ponto e a forma como ele é realizado influencia toda sequência do trabalho. Vamos analisar as consequências do registro em cartão ponto (manual):

Essa forma permite o registro de qualquer horário e dificulta muito utilizar o controle de tolerância, logo é fácil o servidor ganhar algumas horas extras.

Se o registro é manual, não tem como integrá-lo a um software, então para fazer a apuração do ponto é necessário lançar os registros de todos os servidores, geralmente, em planilhas de Excel. Esse processo impossibilita que informações de horas extras e faltas estejam disponíveis de forma automática (sem que hajam essas inserções manuais de informações, ajustes e mais) e em tempo real (sem atrasos, no mesmo momento em que a informação é enviada/solicitada).

Sem software é muito difícil realizar alguns controles como tolerâncias, separação de jornada noturna, controle de escalas, sobre aviso, banco de horas, ponto facultativo, convocação para horas extras, professores com 2 matrículas, entre outros.

Logo, percebemos que o RH fica refém de fazer muitos lançamentos em planilhas de Excel, e deixa de realizar controles específicos pela falta de ferramentas e complexidade de faze-los manualmente.

QUAL O IMPACTO DESSAS SITUAÇÕES

Além do tempo, o gasto com horas extras também se torna alto, a falta de informações em tempo real faz com que o RH só tenha o banco de horas de cada servidor ao fim do mês, quando geralmente é tarde demais para realizar compensações. Isso faz com que muitas Prefeituras trabalhem sempre com o ponto um mês atrasado em relação à folha de pagamento.

QUAIS AS POSSIBILIDADES DE MELHORIAS

Obviamente não é possível mexer na estrutura da Prefeitura, nem mudar o regime de contratação, logo, esse não é o problema e tão pouco a solução.

Se os órgãos públicos têm demandas e características específicas, as ferramentas também devem acompanhar isso e fornecer controles específicos.

Se a sua Prefeitura utilizar ferramentas comuns, elas só irão atender a situações comuns também. Por isso é necessário a implementação de soluções específicas, voltadas a atender as necessidades de cada Prefeitura.

A ferramenta de controle de ponto ideal será aquela que oferecer várias possibilidades de registro de ponto digital, se encaixando em todas as formas de atuação dos servidores públicos e que mesmo assim seja mais econômica que os tradicionais relógios eletrônicos. Devido às novas tecnologias essa realidade já é possível. Um registro de ponto adequado é o pontapé inicial para transformar a realidade do seu RH, pois, como falamos antes, tudo começa pelo registro do ponto.

Como o regime estatutário permite a criação de regras individuais de controle de jornada e apuração de horas, o sistema responsável por esse tratamento também tem que oferecer a possibilidade de customização, ou seja, a criação destas regras específicas, eliminando assim os controles manuais e em planilhas de excel. Desta forma todos cálculos necessários serão realizados pelo sistema de forma automática e em tempo real.

Informações automáticas são fundamentais para realizar análises em tempo real e permitir a redução do pagamento de horas extras.

Outra característica importante da ferramenta ideal é oferecer a descentralização do RH, a partir do momento que permite que as secretarias tenham acesso às informações do ponto através da nuvem. Esse recurso também vai aliviar a demanda do RH, pois as informações de banco de horas podem ser tratadas diretamente entre servidor e secretário.

Enfim, a ferramenta ideal de controle de ponto permite reduzir o tempo gasto com tratamento de horas e os valores de pagamento de horas extras. Elimina o registro manual, inclusive para cargos externos como motoristas e agentes de saúde, dão recursos para os secretários realizarem a gestão do ponto dos servidores da sua secretaria, automatizam o tratamento de horas no RH, integram com a folha de pagamento e ainda liberam as informações na nuvem.

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