Se um Fiscal do Trabalho chegar na sua empresa, é bom que você saiba não só o que essas siglas significam, como também qual a importância delas e como disponibiliza-las, pois, podem ser solicitá-las a qualquer momento.

Quando o assunto é controle de ponto, basicamente são três arquivos que um Fiscal pode solicitar: AFD, AFDT e ACJEF. Tratam-se de documentos que atendem às particularidades do registro de ponto e apuração de horas da sua empresa.

Se você usa cartão ponto para registrar seus horários de trabalho, esse conteúdo pode não ser tão ‘vital’ assim, já que esse tipo de relatório só é exigido quando se utiliza meios eletrônicos de registro de ponto e apuração de horas. De qualquer forma, vale a curiosidade e preparação caso você migre de modelo de registro.

Neste artigo, diremos o que cada sigla significa, a importância e a qual é a aplicação de cada um desses documentos.

AFD - Arquivo Fonte de Dados

É um arquivo padrão, que é gerado por qualquer marca de relógio eletrônico de registro de ponto homologado pelo Ministério do Trabalho e Emprego, podendo ser extraído via pen drive direto no relógio ou através do software de tratamento de horas.

Neste arquivo estão organizados todos os pontos batidos pelos colaboradores, por competência. As informações são gravadas sempre que o funcionário registra um horário de trabalho.

No relatório AFD são reunidas as seguintes informações sobre a jornada do colaborador:

• Horários de marcação de ponto;
• Número do PIS do colaborador;
• Data em que o ponto foi marcado;
• Número Sequencial de Registro (NSR).

 É proibido qualquer modificação neste arquivo, os dados contidos neles devem ser “crus” ou seja, sem nenhum tratamento de horas.

Vamos dar um exemplo: Um funcionários tem 4 marcações diárias de ponto, duas entradas e duas saídas, porém, ele esquece de registrar o início da jornada de trabalho, e registra todas as outras. Assim, ele ficou com 3 registros neste dia. É exatamente isso que deve constar no AFD, somente as três marcações que ele fez.

Mas, se é proibido realizar qualquer manipulação no AFD e deve ser feita uma inclusão de horário, para que tenham 4 registros de ponto neste dia, o que fazer então?

É aí que entra o AFDT, o próximo documento.

AFDT - Arquivo Fonte de Dados Tratados

A princípio, o nome deste relatório já deixa bem claro para que ele serve. Sempre que for feita a inclusão do horário que faltou, ele vai ficar registrado nesse arquivo. Assim, o Fiscal do Trabalho consegue ver o que é original e o que foi incluído no ponto do colaborador.

Além da inclusão de horários, existem outras rotinas necessárias no controle da jornada do trabalhador, como lançar: abonos, atestados, DRS, férias e até a exclusão de algum horário duplicado. Dessa forma, estarão presentes no AFDT todos os dados tratados dos colaboradores.

O AFDT é gerado pelo software utilizado para gerenciar as horas dos colaboradores na sua empresa.

ACJEF - Arquivo Controle Jornada Efeitos Fiscais

Já o ACJEF, é um arquivo também gerado pelo software de ponto, que lista informações referentes à jornada realizada pelos colaboradores.

Nele, constará tudo o que o fiscal precisa saber sobre a jornada de cada trabalhador, como:

• Todos os horários contratuais praticados pelos empregados;
• Início e fim da jornada;
• Início e fim do intervalo;
• Horas extras - diurna e noturna;
• Percentual do adicional;
• Modalidade da hora extra;
• Saldo de horas - horas noturnas;
• Férias.

Interessante as diferenças entre cada um desses documentos, não é? Agora, você pode entender melhor quais documentos organizam os dados do ponto, e pode se certificar se os arquivos estão sendo gerados corretamente, pelo relógio e pelo software de tratamento de ponto.

Ah, e é importante dizer que, quem não utiliza o ponto eletrônico, e usa formas alternativas de registro de ponto (como o registro por app, web ou leitor biométrico), também tem acesso aos mesmos documentos quando for necessário.

 Agora que você entendeu a importância desses documentos, também percebeu que precisa de um software e/ou de opções de registro para obter esse tipo de relatório? Clique aqui para conhecer o Gestor Ponto, nosso sistema feito para te ajudar com isso e muito mais.