O controle do ponto ainda é um assunto que não recebe a atenção que deveria por parte dos gestores.

Parece que como existem soluções manuais para o ponto, como cartões e planilhas, é mais econômico manter do jeito que está do que investir em automação, afinal, se está dando certo porque mexer né? Se não estamos gastando muito dinheiro, para que investir? Certo? 

Mas os gestores das empresas acabam não percebendo que mantendo esse assunto como secundário, sobrecarregam um setor que já é sobrecarregado com uma série de atividades e controles manuais. E talvez estejam gastando mais dinheiro sem nem perceber, como por exemplo, com pagamento de horas extras. 

Enquanto essa situação não muda, quem sabe você possa usar para melhorar o seu trabalho, ou até para convencer seu gestor da importância do bom controle do ponto, algumas destas dicas que elaboramos.  

1. Crie um manual do ponto

Coloque os horários da jornada de trabalho, as tolerâncias, as regras para horas extras, se são pagas qual a %, se tem banco de horas ou é sistema de compensações. Tem trabalho noturno, final de semana, feriado? Descreva todas as políticas da empresa e faça com que esse manual chegue a todos os colaboradores.

O registro é em cartão ponto? Crie modelos de como deve ser feito o preenchimento.

O uso de um manual que explique melhor como a organização da jornada de trabalho é feita, vai ser benéfica tanto para o empregador quanto para os colaboradores. Aponte as vantagens para a produtividade e a saúde operacional do negócio e defina qual é a postura esperada de cada parte nesse processo.

2. Descentralize o seu trabalho

Faça com que gestores de equipe participem do processo de controle do ponto, mantendo as regras do manual disseminadas para todos, conferindo se os colaboradores estão registrando o ponto, se estão usando o cartão corretamente, entre outros.

Se a intenção é otimizar o controle de ponto e melhorar a gestão, o ideal é que o responsável por cada equipe e mesmo cada colaborador também coopere para que o processo funcione bem.

3. Acompanhe a legislação

Aqui no Brasil é comum as regras que envolvem o governo serem alteradas com frequência. No assunto do ponto não é bem assim, mas, sempre devemos estar de olho para saber o que está acontecendo, afinal, caso você não esteja seguindo alguma regra, poderá sofrer com fiscalizações do ministério do trabalho e reclamações trabalhistas.

Alguns “pontos” que merecem atenção são os intervalos entre turnos e jornadas, pois é comum que o trabalhador cometa erros. Se você não souber orientá-lo conforme a lei, isso irá gerar multa em uma possível fiscalização.

Controle de tolerâncias, regras de horas extras, adicional noturno, todos esses assuntos devem seguir alguns parâmetros definidos por lei.

4. Aumente a produtividade da empresa

Toda informação bem utilizada servirá como base para tomada de decisões. Se você acompanhar relatórios de horas extras, faltas, banco de horas, registros diários, inconsistências, poderá facilmente administrar cada situação.

Não deixe para fazer isso no fim do mês, um pequeno problema poderá se tornar bem grande com o passar do tempo. Acompanhe diariamente ou semanalmente as informações do ponto.

Será fácil identificar, por exemplo, quais colaboradores estão com muitas horas extras ou faltas e reprogramar a equipe de trabalho.

Saber também se a produtividade da empresa está acompanhando as horas totais da equipe no mês, pode ser um ótimo indicativo de como aumentar a lucratividade da empresa.

5. Acompanhe as novidades

Como falamos no começo, esse assunto ainda parece não ser tão importante para muitos gestores, por isso que muita gente ainda não sabe que já existem muitas soluções tecnológicas para automatizar tudo o que falamos antes.

Com sistemas e aplicativos você pode transformar em algo prático e eficiente todos os controles de ponto, evitar multas por fiscalizações e ações trabalhistas, pois, as tecnologias existentes devem seguir todas as regras da legislação.

O tempo de realização dessas atividades também é bem reduzido, em alguns casos a economia de tempo pode chegar a até 70%.

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